Como documentar a condição da carga na entrega: um guia passo a passo para equipes de operações de 3PL

O que registrar em cada ponto de transferência

Etapa 1 — Verifique e registre a referência da remessa

Antes de documentar qualquer outra coisa, confirme a referência da remessa. Esse pode ser o número do contêiner, a referência do conhecimento de embarque, a placa do veículo ou o número do CMR, dependendo do tipo de transferência. Cada evidência registrada nas etapas seguintes precisa estar vinculada a essa referência. Sem isso, a documentação existe, mas não pode ser associada a uma movimentação específica.

Etapa 2 — Inspecione e registre a condição do lacre

Confira o número do lacre com os documentos de transporte. Registre se o lacre está íntegro, rompido ou ausente. Fotografe o lacre em contexto, de perto o suficiente para ler o número e de longe o bastante para mostrar o contêiner ou veículo a que ele pertence. Anote qualquer divergência imediatamente. Um lacre rompido ou divergente na chegada é uma das evidências mais importantes em uma reclamação contestada e uma das mais frequentemente não documentadas.

Etapa 3 — Documente a condição externa antes de abrir

Antes de abrir o contêiner ou veículo, fotografe a condição externa de vários ângulos. Frente, laterais, portas traseiras, teto, se acessível. Anote qualquer dano visível à estrutura, amassados, furos ou sinais de arrombamento. Isso estabelece a condição da unidade antes de sua equipe assumir a responsabilidade pela carga no interior.

Etapa 4 — Documente a condição interna na abertura

No momento em que as portas forem abertas, fotografe a carga interna antes de qualquer coisa ser movimentada. Capture a carga completa a partir da porta e, em seguida, faça fotos de perto de qualquer dano visível, carga deslocada, manchas de umidade ou irregularidades na embalagem. A data e hora nessas fotos estabelecem exatamente quando sua equipe observou pela primeira vez a condição interna.

Etapa 5 — Realize a inspeção e registre as constatações

Siga uma lista de verificação estruturada que cubra a condição da embalagem, a contagem da quantidade em relação à lista de embalagem, evidências de dano, problemas de temperatura, se aplicável, e qualquer outra condição relevante para o tipo de carga. Registre as constatações item por item, e não como uma observação genérica. "Carga em boas condições" não é um registro útil. "24 paletes recebidos, 2 paletes com dano visível nos cantos da embalagem externa, fotografados e anotados" é.

Etapa 6 — Anote qualquer dano no comprovante de entrega (POD) antes de assinar

Se qualquer dano ou divergência for encontrado, registre isso explicitamente no comprovante de entrega antes de o motorista sair. Seja específico. "Danificado" não é suficiente. "2 paletes com dano nos cantos, embalagem externa esmagada, condição do produto interno desconhecida até a abertura" fornece algo sobre o qual construir uma reclamação. Depois que o motorista for embora e o POD for assinado sem observações, sua capacidade de responsabilizar a transportadora por danos visíveis fica significativamente reduzida.

Etapa 7 — Armazene tudo vinculado à referência da remessa

Todas as fotos, notas de inspeção e registros do POD precisam ser armazenados em um único local vinculado à referência da remessa da Etapa 1. Um grupo do WhatsApp, a galeria pessoal da câmera e uma thread de e-mail são três lugares separados que ninguém consegue pesquisar quando uma reclamação é aberta seis semanas depois. O registro precisa estar em um só lugar, conectado à remessa e acessível sem precisar perguntar à pessoa que estava de turno naquele dia.