Transporte, Logística, Supply Chain e Armazenagem

Como a VDH deixou cada minuto visível no seu novo armazém de perecíveis

Sobre

A VDH Company, The Freight Managers, cuida de toda a cadeia logística, de ponta a ponta. Os serviços vão de frete marítimo, importação e desembaraço aduaneiro até transporte rodoviário, armazenagem seca e refrigerada, controle de qualidade, reembalagem e transporte internacional. Como empresa de médio porte, a VDH é grande o bastante para oferecer tudo o que você espera de um parceiro logístico profissional. E pequena o bastante para se manter flexível e se adaptar rápido. Suas equipes enxutas e especializadas ganham escala rapidamente quando os volumes crescem ou os planos mudam. A VDH não apenas movimenta cargas, ela agrega valor ao longo de toda a cadeia. É isso que ela chama de freight management. Do seu novo armazém de mais de 30.000 m² em Ridderkerk, perto do Porto de Roterdã, a VDH trabalha com três valores: visão de futuro, decisão e proximidade.

Indústria

Transporte, Logística, Supply Chain e Armazenagem

Tamanho da empresa

201-500 funcionários

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"Como trabalhamos com produtos perecíveis, cada minuto conta. A Cargosnap nos ajuda a ganhar tempo para identificar e resolver não conformidades."

Lucas

GERENTE DE CONTAS

O desafio

Logística de perecíveis é uma corrida contra o tempo. Os produtos têm validade curta, e cada minuto parado na doca ou na área de staging é uma hora a menos na gôndola do supermercado. O objetivo da VDH é ser o mais rápida possível em cada etapa. A carga chega, fica armazenada de um dia a vários meses, é embalada e preparada para o cliente e sai de novo. Cada etapa depende da anterior. Um pequeno atraso no começo do dia se espalha por toda a operação.

O novo armazém em Ridderkerk aumentou esse desafio. Com mais de 30.000 m² de câmaras frias e área de movimentação, mais cargas passam por mais mãos, em mais zonas. Fica mais difícil ter uma visão clara do que acontece com cada carga.

Ao mesmo tempo, a VDH exige de si mesma um alto nível de transparência com os clientes. A transparência é um dos seus valores centrais. Os clientes querem saber o estado das suas mercadorias quando chegam, enquanto estão armazenadas e quando saem. Quando algo dá errado, querem ouvir isso da VDH. Não descobrir sozinhos no recebimento.

Os riscos são conhecidos por qualquer pessoa que trabalha com armazenagem. A avaria pode acontecer antes da chegada, durante a movimentação no armazém ou na expedição. Paletes podem ir para o endereço errado ou para o pedido errado. O empilhamento pode ser feito de forma incorreta, um risco real para produtos frescos e frágeis. Sem registro claro, cada uma dessas situações pode virar uma discussão sobre quem é o responsável. E, no fim, uma reclamação.

Nossa abordagem

O fluxo certo em cada etapa

A VDH não queria mais uma camada de burocracia para uma equipe que já trabalha contra o relógio. A solução precisava se encaixar na rotina existente, sem atrasar ninguém. O ponto de partida foi simples: registrar a informação no momento em que ela acontece, pelas pessoas que já estão manuseando a carga, e fazê-la chegar à pessoa certa sem etapas extras.

Junto com a VDH, mapeamos todo o fluxo de mercadorias no armazém de Ridderkerk. Analisamos onde a informação se perdia, onde surgiam os atrasos e onde os clientes precisavam de mais visibilidade. A partir disso, desenhamos workflows para cada etapa da operação: um para o recebimento, workflows para movimentação e serviços de valor agregado no armazém e um para a expedição.

A integração foi parte essencial da abordagem. A VDH opera com o Softpak, seu sistema de gestão de armazém (WMS). Com a integração entre Cargosnap e Softpak, os operadores passaram a trabalhar com os números de processo que já usam, e a comunicação com os clientes segue pelos sistemas em que a VDH já confia.

Veja como os workflows funcionam no app Cargosnap. As telas são apenas ilustrativas e não mostram a configuração ou os dados da VDH.

"Como sou responsável pela conferência de estoque, uso o Issue Management da Cargosnap para os nossos itens de Achados e Perdidos. Em pouquíssimo tempo, consigo garantir que todas as cargas estão completas."

Rinesh

LÍDER DE EQUIPE DO ESCRITÓRIO DO ARMAZÉM

A solução

Cada entrega registrada, cada registro vinculado a uma carga

No recebimento, toda entrega começa com uma leitura. Quando o operador lê o número do processo, a Cargosnap o vincula ao registro correto no Softpak. Em seguida, o operador segue um workflow curto para fotografar, digitalizar documentos e conferir a carga. Assim que o processo está completo, ele é enviado direto ao cliente por um e-mail disparado pelo Softpak. Todos os clientes da VDH agora recebem um registro claro do estado das suas mercadorias no momento da chegada.

Dentro do armazém, a VDH usa vários workflows para armazenagem e serviços de valor agregado, como a embalagem de produtos para supermercados. Quando um operador identifica uma ocorrência, ele a registra na hora e atribui uma categoria. Cada categoria tem uma forma definida de tratativa, para que as pessoas certas saibam o que precisa acontecer.

Categoria	Como é tratada
Avaria no recebimento	Bloquear a carga ou recuperá-la
Avaria na expedição	Bloquear a carga ou recuperá-la
Outras avarias (fora do recebimento e da expedição)	Registrar e acompanhar
Achados e Perdidos	Localizar a carga e vinculá-la ao número de processo correto
Empilhamento	Refazer o empilhamento correto
Manutenção	Limpar ou reparar a área

Como toda ocorrência é registrada e tratada dentro do armazém, ela é resolvida antes de chegar ao cliente.

Na expedição, a VDH usa um workflow dedicado para as cargas em que é responsável pelo carregamento do caminhão. Isso cobre cerca de metade de todas as expedições. Na outra metade, o motorista da transportadora faz o carregamento. Quando a VDH carrega, agora tem um registro claro de como a carga saiu do armazém.

The impact

Informação que anda mais rápido que a carga

A matriz, o escritório do armazém e os operadores no chão de operação trabalham agora com a mesma informação, em tempo real. Ninguém precisa correr atrás de fotos, ligar para a operação pedindo atualização ou reconstruir depois o que aconteceu. As decisões são mais rápidas porque os fatos já estão lá.

Visão geral de todas as inspeções. As telas são apenas ilustrativas e não mostram a configuração ou os dados da VDH.

Essa agilidade economiza tempo em toda a operação. Os desvios são registrados e tratados onde acontecem, e não travam a etapa seguinte. Numa operação em que cada minuto conta, isso faz diferença rápido.

O atendimento ao cliente também melhorou. Os clientes veem o estado das suas mercadorias desde a chegada e ficam sabendo dos desvios pela VDH antes de descobri-los. As conversas sobre avarias ou faltas são mais curtas e mais construtivas, porque os dois lados estão olhando para o mesmo registro.

Mais importante: a Cargosnap ajuda a VDH a elevar a qualidade do seu serviço principal. Em logística de perecíveis e armazenagem refrigerada, o cuidado no manuseio é o produto. Com cada etapa registrada, a VDH consegue mostrar aos clientes como as mercadorias são tratadas, e não apenas dizer.

Próximos passos

De registros diários a insights valiosos

A VDH agora planeja levar os dados da Cargosnap para ferramentas de analytics e BI. Ao analisar padrões entre recebimento, armazém e expedição, a equipe consegue identificar a origem dos desvios, melhorar processos e ganhar velocidade sem perder qualidade.

É aqui que o valor real da Cargosnap aparece. A maioria dos armazéns sabe onde estão suas mercadorias, mas poucos sabem o que acontece com elas no caminho. A Cargosnap transforma cada leitura, foto e conferência em dados que mostram como a operação realmente funciona. Quais clientes têm mais avarias no recebimento. Quais zonas precisam de atenção. Em quais horários do dia a qualidade fica mais sob pressão. São insights que a VDH não tinha antes, e que dão à equipe uma base clara para cada melhoria daqui para frente.