Warehouselogistiek & Distributie

Van WhatsApp naar een foutloos inspectieproces in 7 stappen

10

landen met realtime inzicht in de operatie

27

vestigingen die werken vanuit één platform

Over

Neele-Vat Logistics is een van de grootste logistieke dienstverleners in de regio Rotterdam. Het bedrijf biedt complete warehouselogistiek aan klanten wereldwijd. Met ruim 1.000 medewerkers, 27 vestigingen en 255.000 m² warehousecapaciteit, verdeeld over tien landen, verwerkt Neele-Vat dagelijks alles van standaardladingen tot de meest complexe logistieke operaties.

Sector

Warehouselogistiek & Distributie

BEDRIJFSGROOTTE

1.000+ medewerkers

OPGERICHT

1975

Delen

"We maakten al foto's van zendingen en deelden die via WhatsApp of e-mail. Maar het proces was foutgevoelig. Er werden regelmatig typefouten gemaakt en niet alle foto's waren bruikbaar."

Alex Dikhoff

Vestigingsmanager / General Manager

De uitdaging

Bij een organisatie als Neele-Vat is de foutmarge binnen material handling minimaal. Iedere zending die een warehouse binnenkomt moet worden geïnspecteerd, vastgelegd en volledig traceerbaar zijn. Niet alleen voor de eigen operatie, maar ook om klanten te beschermen wanneer er iets misgaat in de keten.

Lange tijd verliep die registratie via WhatsApp en e-mail. Foto's werden op de werkvloer gemaakt, gedeeld via berichtenapps en handmatig gekoppeld aan zendingen. Een kwetsbaar proces waarin typefouten ontstonden, foto's zoekraakten en referenties ontbraken. Wanneer een klant vragen had over een specifieke lading, kon het team uren bezig zijn om alle informatie terug te vinden.

Het probleem was niet de inzet van het team. Het probleem was dat de informatie niet centraal stond, niet doorzoekbaar was en onvoldoende betrouwbaar was om snel beslissingen op te baseren.

Onze aanpak

Cargosnap vernieuwde het volledige inspectieproces van Neele-Vat. Losse foto's en ad-hoc communicatie maakten plaats voor een gestructureerde, mobiele werkwijze die direct gekoppeld is aan zendingreferenties.

Tijdens inbound- en outboundprocessen leggen medewerkers foto's vast en vullen ze digitale checklists in op de werkvloer. Alle gegevens worden direct gekoppeld aan de juiste lading en zijn realtime beschikbaar voor het hele team.

Daarnaast werden zeven verschillende stappen binnen het inboundproces opnieuw ingericht en gedigitaliseerd. Handmatige controles verdwenen, koppelingen werden geautomatiseerd en de afhankelijkheid van desktopsystemen werd weggenomen, waardoor outboundinspecties direct kunnen starten.

"We hebben nu altijd inzicht in wat er gebeurt. Gaat er iets mis, dan is direct duidelijk of de oorzaak bij ons ligt of ergens anders in de keten. Daardoor houden we grip op het proces."

Hicham Zahaf

Warehouse Manager

De impact

De verandering zorgde niet alleen voor snellere inspecties, maar maakte de hele operatie beter beheersbaar. Ontstaat er een afwijking, dan kan Neele-Vat direct achterhalen waar deze in de keten is ontstaan. Dat geeft duidelijkheid, versterkt het vertrouwen van klanten en helpt managers beslissingen te nemen op basis van feiten.

Ook op de werkvloer veranderde de dagelijkse werkwijze. Outboundinspecties die voorheen pas konden starten nadat gegevens vanuit desktopsystemen beschikbaar waren, beginnen nu zodra een medewerker de mobiele app opent. Informatie wordt realtime gedeeld tussen teams, waardoor wachttijden verdwijnen en processen soepel blijven verlopen.

"Voorheen moesten we wachten tot de gegevens op de computer beschikbaar waren voordat we outboundinspecties konden starten. Nu inspecteren we producten direct via de app en staat alle informatie op één plek. Dat werkt ontzettend efficiënt." — Piotr Niemiets, Warehouse Medewerker

Voor een organisatie die dagelijks complexe logistieke processen beheert, leverde Cargosnap precies wat het belooft — en meer.