Transport, Logistiek, Supply Chain en Opslag

Hoe VDH elke minuut zichtbaar maakte in zijn nieuwe warehouse voor verslogistiek

Over

VDH Company, The Freight Managers, verzorgt de volledige logistieke keten, van A tot Z. De dienstverlening loopt van zeevracht, import en douaneafhandeling tot wegtransport, vers- en droog warehousing, kwaliteitscontrole, ompakken en internationaal transport. Als middelgroot bedrijf is VDH groot genoeg om alles te bieden wat je van een professionele logistieke partner mag verwachten. En klein genoeg om flexibel te blijven en snel te schakelen. De kleine, gespecialiseerde teams schalen snel op als volumes groeien of plannen veranderen. VDH verplaatst niet alleen goederen, het voegt waarde toe in de hele keten. Dat noemt het freight management. Vanuit het nieuwe warehouse van ruim 30.000 m² in Ridderkerk, vlak bij de Rotterdamse haven, werkt VDH vanuit drie kernwaarden: vooruitstrevend, daadkrachtig en warm.

Sector

Transport, Logistiek, Supply Chain en Opslag

BEDRIJFSGROOTTE

201-500 medewerkers

Delen

"Omdat we met bederfelijke goederen werken, telt elke minuut. Cargosnap helpt ons tijd te besparen bij het signaleren en oplossen van afwijkingen."

Lucas

ACCOUNTMANAGER

De uitdaging

Verslogistiek draait om tijd. Producten hebben een beperkte houdbaarheid, en elke minuut dat een zending wacht aan een dock of in een klaarzetbaan is een uur minder in het schap van de supermarkt. VDH wil in elke stap zo snel mogelijk werken. Goederen komen binnen, liggen opgeslagen van één dag tot enkele maanden, worden verpakt en klaargezet voor de klant en gaan weer de deur uit. Elke stap hangt af van de vorige. Een kleine vertraging aan het begin van de dag werkt dus door in de hele operatie.

Het nieuwe warehouse in Ridderkerk maakte die uitdaging groter. Met ruim 30.000 m² aan koelopslag en handlingruimte gaan meer goederen door meer handen, verdeeld over meer zones. Dan wordt het lastiger om per lading overzicht te houden.

Tegelijk legt VDH de lat hoog als het gaat om openheid naar klanten. Transparantie is een van de kernwaarden. Klanten willen weten in welke staat hun goederen binnenkomen, opgeslagen liggen en vertrekken. Gaat er iets mis, dan willen ze dat van VDH horen. Niet zelf ontdekken bij de ontvangst.

De risico's kent iedereen in warehousing. Schade kan al ontstaan voordat goederen binnenkomen, tijdens de handling in het warehouse of bij uitlevering. Pallets kunnen op de verkeerde locatie of bij de verkeerde order belanden. Er kan verkeerd gestapeld worden, een reëel risico voor kwetsbare versproducten. Zonder goede vastlegging kan elk van deze situaties uitlopen op een discussie over wie verantwoordelijk is. En uiteindelijk op een klacht.

Onze aanpak

De juiste workflow in elke fase

VDH wilde geen extra laag administratie voor een team dat al tegen de klok werkt. Elke oplossing moest passen in de bestaande routines en mocht het team niet vertragen. Het uitgangspunt was simpel: informatie vastleggen op het moment dat het gebeurt, door de mensen die de goederen al in handen hebben, en die zonder extra stappen bij de juiste persoon krijgen.

Samen met VDH hebben we de volledige goederenstroom door het warehouse in Ridderkerk in kaart gebracht. We keken waar informatie verloren ging, waar vertraging ontstond en waar klanten meer zicht nodig hadden. Op basis daarvan ontwierpen we workflows voor elke fase van de operatie: één voor inbound, workflows voor handling en value added services in het warehouse, en één voor outbound.

Integratie was een belangrijk onderdeel van de aanpak. VDH draait zijn operatie op Softpak, het warehouse management systeem. Door Cargosnap te koppelen aan Softpak werken operators met de dossiernummers die ze al gebruiken, en loopt de communicatie met klanten via de systemen die VDH al vertrouwt.

Zo werken de workflows in de Cargosnap app. De screenshots zijn ter illustratie en tonen niet de eigen inrichting of data van VDH.

"Als verantwoordelijke voor de voorraadcontrole gebruik ik Issue Management in Cargosnap voor onze Lost & Found items. Zo weet ik in no time zeker dat alle zendingen compleet zijn."

Rinesh

TEAMLEIDER WAREHOUSE OFFICE

De oplossing

Elke overdracht vastgelegd, elk record gekoppeld aan een zending

Bij inbound begint elke levering met een scan. Scant een operator het dossiernummer, dan koppelt Cargosnap dit aan het juiste dossier in Softpak. Daarna doorloopt de operator een korte workflow om foto's te maken, documenten te scannen en de goederen te controleren. Zodra het dossier compleet is, gaat het via een e-mail vanuit Softpak direct naar de klant. Alle klanten van VDH krijgen nu een helder verslag van de staat van hun goederen op het moment dat ze binnenkomen.

In het warehouse draait VDH meerdere workflows voor opslag en value added services, zoals het verpakken van producten voor supermarkten. Ziet een operator een issue, dan legt hij dat ter plekke vast en kent hij er een categorie aan toe. Elke categorie heeft een vaste manier van afhandelen, zodat de juiste mensen weten wat er moet gebeuren.

Categorie	Hoe het wordt afgehandeld
Inslagschade	Lading blokkeren of herstellen
Uitslagschade	Lading blokkeren of herstellen
Overige schade (niet bij in- of uitslag)	Vastleggen en opvolgen
Lost & Found	Lading opsporen en aan het juiste dossiernummer toevoegen
Stapeling	Juiste stapeling herstellen
Onderhoud	Ruimte schoonmaken of repareren

Omdat elk issue in het warehouse wordt vastgelegd en afgehandeld, is het opgelost voordat het de klant bereikt.

Bij outbound gebruikt VDH een aparte workflow voor zendingen waarbij het zelf de vrachtwagen laadt. Dat is ongeveer de helft van alle uitgaande zendingen. Bij de andere helft laadt de chauffeur van de transporteur. Waar VDH zelf laadt, heeft het nu een helder verslag van hoe de goederen het pand hebben verlaten.

The impact

Informatie die sneller gaat dan de goederen

Het hoofdkantoor, het warehousekantoor en de operators op de vloer werken nu met dezelfde informatie, in realtime. Niemand hoeft nog achter foto's aan, de vloer te bellen voor een update of achteraf uit te zoeken wat er is gebeurd. Beslissingen worden sneller genomen, omdat de feiten er al liggen.

Dossieroverzicht van elke inspectie. De screenshots zijn ter illustratie en tonen niet de eigen inrichting of data van VDH.

Die snelheid bespaart tijd in de hele operatie. Afwijkingen worden vastgelegd en opgevolgd waar ze ontstaan, zodat ze de volgende stap niet ophouden. In een operatie waar elke minuut telt, tikt dat snel aan.

Ook de klantenservice is beter geworden. Klanten zien de staat van hun goederen vanaf het moment van binnenkomst, en horen over afwijkingen van VDH voordat ze die zelf ontdekken. Gesprekken over schade of ontbrekende goederen zijn korter en constructiever, omdat beide partijen naar hetzelfde verslag kijken.

Het belangrijkste: Cargosnap helpt VDH de kwaliteit van zijn kerndienst te verhogen. In verslogistiek en koelopslag is zorgvuldige handling het product. Omdat elke stap is vastgelegd, kan VDH klanten laten zien hoe hun goederen worden behandeld, in plaats van het alleen te vertellen.

Wat volgt

Van dagelijkse registraties naar waardevolle inzichten

VDH gaat zijn Cargosnap-data nu koppelen aan analytics- en BI-tools. Door patronen te bekijken over inbound, warehouse en outbound heen, ziet het team waar afwijkingen vandaan komen. Zo kan het processen verbeteren en steeds sneller werken, zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen.

Hier laat Cargosnap zijn echte waarde zien. De meeste warehouses weten waar hun goederen zijn, maar weinig weten wat er onderweg mee gebeurt. Cargosnap maakt van elke scan, foto en controle data die laat zien hoe de operatie echt draait. Welke klanten de meeste inslagschade hebben. Welke zones aandacht nodig hebben. Op welke momenten van de dag de kwaliteit het meest onder druk staat. Dit zijn inzichten die VDH eerder niet had, en ze geven het team een duidelijke basis voor elke volgende verbetering.