Groothandel

Hoe Lekkerland Nederland grip kreeg op inspectieprocessen met Cargosnap

Over

Lekkerland Nederland belevert ongeveer 85.800 verkooppunten in vier landen, waaronder tankstations, gemakswinkels, kiosken, bakkerijen en quickservice-restaurants. Als onderdeel van de REWE Group verzorgt het bedrijf logistieke oplossingen op grote schaal. Afwijkingen tijdens leveringen zijn daarbij onvermijdelijk. Uren kwijt zijn aan het achterhalen wat er is gebeurd, zouden dat niet moeten zijn.

Sector

Groothandel

BEDRIJFSGROOTTE

501–1.000 medewerkers

OPGERICHT

1956

Delen

De uitdaging

Wanneer er bij Lekkerland een afwijking tijdens een levering ontstond, begon het vervolgproces met een structureel probleem. De melding werd gedaan op de operationele locatie, maar de opvolging vond plaats vanuit het hoofdkantoor. Tegen de tijd dat het onderzoek begon, was het moment van handling al voorbij. Er was geen gestructureerde registratie, geen bewijs met tijdstempel en geen referentiepunt waarop beide partijen konden terugvallen.

Wat overbleef waren e-mails, handmatig bijgehouden spreadsheets en interne en externe discussies die veel tijd kostten zonder tot een duidelijke oplossing te leiden. Zoals Logistics Engineer Paul van Gorp het omschrijft: de melding werd op locatie gedaan, maar opgevolgd door iemand op het hoofdkantoor die veel minder inzicht had in wat er tijdens de inspectie daadwerkelijk was gebeurd.

Zonder inzicht in material handling bleef alleen het geheugen over. En dat is niet gestructureerd, niet doorzoekbaar en onvoldoende overtuigend wanneer een leverancier een claim betwist.

Onze aanpak

Lekkerland zocht geen meldingssysteem en ook geen claimsoplossing. Wat nodig was, was een gestructureerde registratie op het moment van handling: voorzien van een tijdstempel, gekoppeld aan de juiste referentie en direct toegankelijk voor iedereen die erbij betrokken is.

De focus lag volledig op het vastleggen van afwijkingen: wat er werd aangetroffen, wanneer, door wie en bij welke levering. Zo kon iedere vervolgstap worden gebaseerd op feiten in plaats van herinneringen.

"Afwijkingen werden gemeld op de operationele locatie, maar opgevolgd vanuit het hoofdkantoor. Daardoor ontbrak vaak de volledige context van de inspectie."

Paul van Gorp

Logistics Engineer

De oplossing

Sinds de implementatie van Cargosnap in maart 2021 wordt iedere afwijking direct vastgelegd op het moment dat deze wordt geconstateerd. Inclusief tijdstempel, foto's en een uniek referentienummer. Daardoor beschikt het team over een compleet overzicht van alle afwijkingen, inclusief datum, tijd en de bijbehorende levering.

Dat referentienummer veranderde de manier waarop opvolging plaatsvindt. Leveranciers ontvangen precies dezelfde registratie als het operationele team op locatie. De discussie verschuift van "wat is er gebeurd?" naar "dit is wat er is gebeurd". Interne escalaties nemen af omdat het bewijs direct beschikbaar is. Externe discussies worden korter omdat iedereen naar dezelfde registratie kijkt.

Ook buiten het eigen team is de impact zichtbaar. Afwijkingen worden sneller gedeeld met leveranciers en klanten profiteren van een logistiek proces waarin problemen sneller worden opgelost in plaats van verder te escaleren.

Resultaten

Wat Lekkerland heeft gerealiseerd is vooral operationeel: minder herstelwerk, minder miscommunicatie en geen handmatige spreadsheets meer voor het registreren van afwijkingen. Eén gestandaardiseerd proces verbindt nu de operationele locaties met het hoofdkantoor, zonder informatieverlies.

Ook de rest van de keten profiteert. Leveranciers ontvangen gestructureerde afwijkingsrapportages in plaats van losse claims. Klanten ervaren een soepelere logistieke afhandeling. En het team van Lekkerland besteedt zijn tijd aan de operatie, niet aan het achteraf reconstrueren van wat er is gebeurd.