Verpakking- en containerproductie

Hoe Big Box Containers papier elimineerde en de administratietijd met 38% verminderde

38%

Minder administratietijd

45%

Minder schadesclaims

Over

Sinds de oprichting levert Big Box Containers nieuwe en gebruikte zeecontainers voor verkoop en verhuur aan de Zuid-Afrikaanse markt. Daarnaast specialiseert het bedrijf zich in het aanpassen van containers aan de specifieke wensen van klanten.

Sector

Verpakking- en containerproductie

BEDRIJFSGROOTTE

51–200 medewerkers

OPGERICHT

1997

Delen

"Vóór Cargosnap moesten we voor iedere claim verschillende documenten doorzoeken om de juiste informatie te vinden. Dat kostte veel tijd en leverde lang niet altijd resultaat op."

Douglas Williams

Head of Development Refrigeration

De uitdaging

Big Box Containers bouwde in meer dan twintig jaar een sterke reputatie op binnen de containerindustrie. Met een grote vloot koelcontainers is inzicht in de conditie van iedere container essentieel — tijdens inspecties, reparaties, overdrachten en gedurende de volledige levenscyclus.

Lange tijd werd die informatie op papier vastgelegd. Inspecteurs vulden formulieren op locatie in, waarna deze naar kantoor gingen om handmatig in het systeem te worden verwerkt. Formulieren raakten kwijt, invoerfouten ontstonden en tegen de tijd dat de informatie beschikbaar was, was het handlingmoment allang voorbij.

Dat is kenmerkend voor een operatie zonder inzicht in material handling. Het werk wordt uitgevoerd, maar de uitvoering is niet zichtbaar.

Wanneer een schadesclaim binnenkwam, moest het team terugzoeken in stapels papieren en verschillende systemen om te achterhalen wat er was gebeurd. Zonder visueel bewijs van het handlingmoment was het vrijwel onmogelijk om de conditie van een container op een specifiek moment aan te tonen.

Onze aanpak

Met de implementatie van Cargosnap veranderde dat direct. Iedere inspectie, reparatie en handlingactiviteit wordt nu vastgelegd op het moment dat deze plaatsvindt. Foto's, video's, checklists en conditiegegevens worden via de mobiele app geregistreerd en automatisch opgeslagen. Geen papier meer, geen handmatige invoer en geen extra administratieve stappen.

Volgens Douglas Williams, Head of Development Refrigeration in Kaapstad, zit de grootste winst in de snelheid en nauwkeurigheid waarmee gegevens worden vastgelegd. Doordat alle informatie automatisch wordt opgeslagen, verdween ook een volledige handmatige processtap.

Wat begon als een oplossing voor één afdeling werd al snel breder ingezet. Dankzij flexibele workflows kon ieder team een proces op maat opbouwen voor inspecties, reparaties en klantclaims, terwijl iedere workflow hetzelfde oplevert: één gestructureerde, doorzoekbare registratie van wat er daadwerkelijk is gebeurd.

"Iedereen heeft een mobiele telefoon. Daardoor leggen we gegevens direct vast en is de kwaliteit van de registratie uitstekend."

Douglas Williams

Head of Development Refrigeration

De impact

De grootste verandering zat niet alleen in de digitalisering van documentatie, maar in de inzichten die daaruit voortkwamen. Iedere inspectie die in Cargosnap wordt vastgelegd vormt een waardevol datapunt: locatie, type schade, defecte onderdelen en onderhoudsgeschiedenis. Voor een organisatie met een grote vloot koelcontainers maakt die informatie het verschil tussen reactief onderhoud en goed onderbouwde beslissingen.

Big Box gebruikt deze gegevens inmiddels voor maandelijkse analyses, rapportages en trendinzichten die helpen bij inkoop, onderhoudsplanning en risicobeheer. Zoals Douglas Williams het omschrijft, is Cargosnap uitgegroeid tot veel meer dan een registratietool. Material handling visibility levert niet alleen bewijs op van wat er is gebeurd, maar ook inzicht in waarom het gebeurde en hoe herhaling kan worden voorkomen.

De resultaten

De overstap naar Cargosnap leverde direct meetbare resultaten op. De administratieve tijd daalde met 38% en het aantal schadesclaims nam met 45% af. Douglas Williams vat de grootste verandering eenvoudig samen: "Iedereen heeft een mobiele telefoon. Daardoor leggen we gegevens direct vast en is de kwaliteit van de registratie uitstekend."

Dit zijn de resultaten van een operatie waarin material handling zichtbaar wordt gemaakt. Geen softwareproject, maar een structurele verandering waarbij informatie vanaf het eerste handlingmoment wordt vastgelegd, opgeslagen en benut om de operatie continu te verbeteren.