Déjame preguntarte, ¿te pasó esto alguna vez?

Como proveedor de servicios de logística, le terminaste pagando a un remitente o destinatario. Te culparon por daños o pérdida de carga y no tuviste la posibilidad de defenderte del reclamo... Entonces, ¿qué hiciste? ¿Les dijiste a tus equipos de manipulación que comenzaran a tomar fotos e informar los daños a medida que llega el material? Buena jugada. ¿Y ahora? Utilizas una gran cantidad de tiempo y todo lo que tienes es un montón de fotos en WhatsApp, correo electrónico o algunos archivos compartidos. No se siente del todo bien, ¿verdad?

Ahora, echemos un vistazo a este desafío. Lo que estás haciendo es crear una "Prueba de condición" ("PdC") de la carga. Para que la Prueba de condición sea siempre útil, recomiendo implementar los siguientes tres consejos:

• Pensar sobre tu proceso
• Capacitar para obtener calidad
• Gestionar tus PdC

Miremos un poco más de cerca:

1. Tu proceso

Una buena PdC comienza con la parte más difícil: tu proceso. Desafortunadamente, no existe un proceso único que se adapte a todas las situaciones. Pero si adaptas tu proceso a los riesgos involucrados en la cadena de suministro específica de la que forma parte, vas por buen camino. Esto requiere una buena comprensión del rol que desempeñas en la cadena de suministro.

Generalizando, al recolectar una PdC, debes enfocarte en dos lugares: el lugar donde recibes las mercancías y el lugar donde se entregan al destinatario (o su transportista) saliente. Es importante hacer una PdC en ambas actividades: y reconocer que necesitas identificar varios puntos diferentes.

Con un "Recibiendo PdC", registras el estado de la mercancía a medida que llega o es entregada por el remitente o su transportista. El punto de enfoque es el daño y otras inconformidades. Si la carga llega dañada o en condiciones problemáticas, debes tomar medidas.

Pero el daño a la carga es un término amplio. ¿Qué pasa si el material se ha mojado? Bueno, si está manejando un automóvil o ladrillos, esto puede no ser un problema; pero si resulta ser papel…. ¿O qué tal un embalaje dañado? En algunos casos (por ejemplo, algunos productos industriales) esto puede ser aceptable; pero ¿está seguro de que la carga sigue en buen estado?

Una buena forma de manejar estas situaciones es el enfoque de “más vale prevenir que curar”. Informe al propietario de la carga sobre el estado de la mercancía y cualquier desviación que haya observado y, posiblemente, pídale información. Después de todo, conocen sus requisitos como nadie.

Con un "PoC de salida", toma una foto que muestra la carga que sale en -presumiblemente- en buenas condiciones. En esta fase es importante mostrar la carga en una vista completa: obviamente, una foto de un lado izquierdo intacto de una caja no lo protegerá de una reclamación por daños en el lado derecho.

Pero puede haber más. Si estás moviendo productos alimenticios o incluso materias primas que se utilizan en la fabricación de acero, es posible que debas transportar el material en un camión o contenedor limpio y seco. En ese caso, demuestra que tuviste cuidado de inspeccionar los medios de transporte antes de cargar la carga.

Además, ¿qué quieres que haga tu personal cuando vean una inconformidad? Por lo general, no será suficiente tomar una foto y guardarla en algún lugar; tendrás que hacer algo con la situación, como informar al propietario de la carga.

2. Capacitar para obtener calidad

Hoy en día todo el mundo hace fotos todo el tiempo, ¿verdad? Entonces, ¿por qué le explicarías a tu personal cómo tomar una foto de la carga? Bien; He visto lo que sucede: obtienes imágenes negras o borrosas o imágenes con personas (tal vez incluso el fumador compulsivo en la esquina del almacén). Eso no es útil. Explícale a tu equipo cómo quieres que tomen las imágenes. Ve también nuestro blog "Cómo conseguir un buen Cargosnap". Clasifica los daños; Es posible que los daños al embalaje deban tratarse de manera diferente al seguimiento de los equipos de transporte sucios.

3. Gestiona tu Prueba de Condición

Crea una estructura para tu documentación de PoC. Guárdala mientras dure tu posible responsabilidad.

• Vincula tus registros
• Almacena y realiza copias de seguridad <
• Considera usar un tercero (como Cargosnap) para almacenar y manejar los registros. Esto ayuda a crear un caso objetivo y elimina el desorden del almacenamiento y la gestión de la gran cantidad de información que se recopila.

Pero también considera: ¿Existe algún valor oculto en una PoC bien administrada?

¿Tienes clientes que agradecerían una copia gratuita o ... estarían dispuestos a pagar por una?

Apuesto a que, después de todo este trabajo, ¡descubrirás que has creado valor!