Entonces. ¿Qué tiene de especial la digitalización y cuáles son los beneficios clave en un entorno logístico?
Cómo los datos impulsarán tu proceso
Los CMR/Conocimientos de Embarque a veces pueden tardar semanas en llegar a la oficina de la persona que necesita aprobarlos. A menudo, el pago del proveedor de servicios logísticos depende de la producción del documento. Los documentos digitales (escaneados) viajan rápido y pueden desencadenar un pago más temprano, o una respuesta más rápida si algo sale mal. Imagínate que toda la información se recopila digitalmente y se presenta en tiempo real junto con los daños para aprobarla.
Calidad y coherencia de los datos
Piensa en el flujo de información entre un almacén y la oficina: listas de carga interminables, inspecciones de entrantes e informes de daños. Para garantizar un intercambio de información libre de errores, rápido y consistente, la mayoría de los proveedores de servicios logísticos han instalado WMS o TMS o han adoptado alguna forma de digitalización para evitar un intercambio continuo de papeleo.
Para crear un análisis o informe realista y verdadero, las medidas de las variables en un conjunto de datos deben ser las mismas. Con el aumento constante del volumen de mercancías y los requisitos específicos de los clientes, la necesidad de un flujo de información más rápido y fluido nunca ha sido tan fuerte. Mediante la recopilación de datos estructurados, se puede garantizar que no se pierda ni se olvide casi nada, lo que significa que las posibilidades de error humano disminuyen drásticamente.
Trazabilidad de datos
La cantidad de horas dedicadas a convertir papel y fotografías en un archivo completo no tiene precedentes. Imagínate el nivel de errores o equivocaciones cometidas en este proceso, un número mal escrito y nadie volverá a encontrar el archivo correcto.
¿Con qué frecuencia ha sucedido que recibes una reclamación por daños un año, o 2, o incluso 3 años después? ¿Sería posible encontrar ese expediente de reclamación? ¿Cuánto tiempo tardarías en encontrarlo?
Almacenar archivos y fotos, archivar cajas interminables de archivos cerrados en sótanos, detrás de tu escritorio o incluso en un depósito externo. Afortunadamente, existen opciones de almacenamiento basadas en la nube de bajo costo, lo que significa que las interminables montañas de papel ya casi se terminan.
La trazabilidad de los datos es vital para el éxito de cualquier operación estructurada, ya sea para encontrar evidencia de daños o para encontrar una referencia de un proyecto anterior a punto de relanzarse.
Accesibilidad y velocidad de datos
La comunicación empresarial se basaba en gran medida en el uso del papel, ya fuera para informes o para contratos de negociación. Imagínate recibir cientos de Conocimientos de Embarque, originales y copias, tener que imprimirlos todos, verificarlos y guardarlos en un archivo que probablemente nunca más volverás a ver. ¿Suena familiar?
Con la opción de escaneo, las personas comenzaron a escanear (muchos todavía lo hacen) cientos de páginas y las enviaban por correo electrónico. Menos presión en las redes, pero al final sigue siendo un papel.
Hoy en día, ha aumentado la automatización de la documentación digital, como documentos de carga, facturas, etc., dando lugar a poca o ninguna participación de personal. Las notificaciones creadas digitalmente se pueden enviar tan pronto como un producto se envíe o esté listo.
