Inspecciones de carga: todo lo que necesitas saber para mejorar tus procesos
Como proveedor de servicios logísticos, sabe lo importante que es el proceso de inspección y cómo este procedimiento arroja luz sobre las operaciones al brindar una descripción general del estado del producto y del equipo de transporte. Consecuencia, ayuda a evitar averías e inconformidades en las operaciones.
Ya sabes lo horrible que es tratar reclamaciones y averías injustamente, cuando no hay posibilidad de reclamar o contraargumentar por falta de pruebas. ¡Es una situación frustrante!.
¿Por qué debemos prestar la debida atención a este proceso?
La inspección de carga es un proceso que consiste en verificar la carga, en relación con las especificaciones descritas en los documentos de transporte (peso, cantidad, número de SKU, etc.) y si está íntegra, es decir, libre de defectos preexistentes.
Tenr un buen proceso de inspección puede servir como
garantía, protegiendo sus operaciones contra cuestionamientos o incluso para que ninguna mercancía defectuosa llegue a sus clientes, y así evitar daños a su reputación.
Cuándo y dónde se realizan las inspecciones?
Las auditorías o inspecciones se realizan en diferentes lugares, y pueden ser en la entrada y/o em la salida.
En ambos casos, el examinador registra el estado de los productos recibidos, observando si hay daños u otras inconformidades. La buena práctica exige que se verifiquen adecuadamente por todos lados. Si la carga está dañada o no cumple con las especificaciones determinadas, se debe comunicar de inmediato al propietario de la mercancía, con el mayor detalle posible y con evidencia visual de la ocurrencia, ya sea foto o video.
Las inspecciones también se realizan en diferentes momentos, pero generalmente se realizan antes, durante y/o después de la carga o descarga.
Las inspecciones previas al envío se llevan a cabo cuando se cargan las mercancías para los clientes. Sirven para verificar, mediante muestreo aleatorio, la calidad de los productos antes de ser cargados en el contenedor, camión o barco de transporte.
Una vez que la carga esté completa y segura, se llevará a cabo una inspección final con los detalles finales para garantizar que la carga encaje correctamente en el contenedor y no se mueva durante el trayecto. La carga debe estar debidamente asegurada con cadenas, cuerdas o correas, especialmente cuando se trata de mercancías que normalmente no caben de pared a pared, como rollos y tarimas.
En todos ellos se debe verificar que la cantidad y empaque de la mercancía corresponda a las especificaciones descritas en los documentos, tales como Factura y lista de empaque y si algo sufrió daños durante el trayecto.
El proceso de inspección
El proceso de inspección de la carga puede variar mucho, dependiendo del tipo de mercancía que se cargue, veamos algunos ejemplos:
En mercancías propensas a daños por humedad, es interesante, pues además de comprobar la calidad del material, la cantidad y los posibles daños físicos, comprobar también el nivel de humedad del contenedor o camión, comprobar si hay agujeros en el techo o paredes del unidad, realizando la famosa "prueba de luz".
Productos perecederos como frutas, es posible que sea necesario cortar muestras para examinar el interior, em caso que su calidad no se puede juzgar únicamente mediante la inspección del aspecto exterior. Además de la medición de temperatura, con evidencia fotográfica del termómetro.
También contamos con inspecciones de las unidades de carga. Se recomienda inspeccionar el contenedor vacío antes de cargarlo. La evidencia de cualquier daño, como abolladuras y oxidación, debe recopilarse e informarse antes de cargar los productos. Esto sirve tanto para evitar posibles quejas por parte de la naviera y también como precaución ante posibles “reclamaciones” o quejas de los clientes.
Lo mismo aplica para la carga a granel, se debe evaluar el estado de la nave y sus bodegas y estar de acuerdo con el tipo de mercancías que se cargarán en ella. Este tipo de inspección sirve para verificar que la calidad de la carga no se verá afectada o contaminada por el estado de la bodega.
Cómo mejorar sus procesos y tener inspecciones más eficientes
Si bien existen diferentes tipos de inspecciones y diferentes aspectos a considerar, todas las inspecciones tienen en común la necesidad de asegurar que se cumplan los requisitos definidos. Después de verificar el estado de la carga, la información no solo debe recopilarse, sino también informarse y comunicarse a las partes interesadas, también debe almacenarse adecuadamente y ser de fácil acceso para futuras búsquedas.
Por lo general, en casos de discrepancias visuales, la foto es la principal herramienta para registrar el daño. Sin embargo, las inspecciones van más allá de tomar fotografías; son flujos de trabajo que contienen listas de verificación, videos, formularios y otros documentos. La correcta gestión de las inspecciones puede marcar una gran diferencia en su negocio, evitando pérdidas económicas y aumentando la satisfacción del cliente.
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