¿Cómo puede hacer que sus inspecciones sean más eficientes para evitar o protegerse de tales reclamaciones y prevenir pérdidas financieras?

Primeras cosas primero: ¿qué es exactamente una inspección y por qué necesita una? 

Una inspección de carga implica verificar y examinar si la carga cumple con las especificaciones descritas en los documentos de envío que la acompañan. Como se mencionó, un buen proceso de inspección es esencial para evitar reclamaciones potenciales y problemas internos, pero también puede servir como una verificación final para asegurarse de que no se entreguen bienes defectuosos a sus clientes y así evitar daños a la reputación. 

Dependiendo de cuándo y dónde se realice la inspección y qué se inspeccione, se deben considerar diferentes tipos de inspecciones y aspectos importantes.

Dónde

Las inspecciones ocurren en diferentes lugares. La principal distinción es entre inspecciones entrantes y salientes, es decir, dependiendo de si se realizan donde se reciben los bienes (entrantes) o donde se entregan a, por ejemplo, un transportista (salientes).  

Durante una inspección entrante, el inspector examina y registra el estado de los bienes entrantes, centrándose en daños y otras no conformidades. Si la carga está dañada o no se adhiere a las especificaciones, se deben tomar medidas. Como regla general, se comunicará el estado de los bienes al propietario de la carga en caso de cualquier discrepancia (incluso menor) y se les pedirá su opinión. 

La inspección saliente se centra en garantizar que la carga salga en buenas condiciones. El estado de la carga debe ser examinado y registrado de manera integral, asegurándose de que todos los lados de la carga sean revisados adecuadamente. Al igual que para las inspecciones entrantes, es buena práctica tomar medidas, como informar al propietario de la carga sobre el estado de los bienes, en caso de daño o no conformidad. 

Cuándo 

Además, las inspecciones pueden ocurrir en diferentes momentos. Generalmente, la carga puede ser inspeccionada antes, durante y después de la carga, así como al recibirla.

Inspecciones previas a la carga o inspecciones previas al envío se realizan cuando los bienes retornan de la producción. Verifican la calidad de los productos a través de controles de muestra aleatorios antes de ser cargados en un contenedor de envío, camión o buque. Esto da lugar a una inspección adicional: la inspección de carga en el contenedor, que tiene como objetivo verificar que los bienes sean manipulados y cargados correctamente en el contenedor para un transporte y entrega seguros. En caso de que la carga sea transportada por camión, buque u otros medios, la inspección se centrará en el equipo específico utilizado. 

Una vez que la carga esté completamente y de manera segura cargada, una inspección final revisará los detalles finales y asegurará que la carga se ajuste correctamente en el contenedor o modo de transporte y no se mueva en tránsito. Asegurar que los bienes estén bien sujetos con cadenas, cuerdas o cinturones se llama inspección de amarre y es especialmente importante cuando se trata de bienes que no encajan normalmente de pared a pared, como bobinas y paletas.

Así como hay una inspección de carga en el contenedor, también hay una inspección de descarga del contenedor, que ocurre cuando se descarga la carga del contenedor de envío o modo de transporte. Esta inspección sirve principalmente para verificar si la cantidad y el embalaje de los bienes cumplen con las especificaciones descritas en los documentos de descarga y si los bienes se dañaron durante el tránsito.  

Qué 

Dependiendo del tipo de mercancía, el proceso de inspección de carga puede variar mucho. Cuando se trata de detectar discrepancias, querrá buscar esas discrepancias relevantes para la mercancía inspeccionada. Por ejemplo, algunos bienes pueden ser echados a perder por la humedad. En este caso, aparte de verificar la calidad, cantidad y posibles daños físicos, también querrá verificar el nivel de humedad en el contenedor o buque utilizado.

Otro ejemplo se refiere a productos perecederos como frutas. En algunos casos, es posible que se necesite cortar muestras para examinar el interior, ya que su calidad no puede ser evaluada solo inspeccionando la apariencia exterior.  O bienes que viajan dentro de contenedores, se debe realizar una inspección del contenedor vacío antes de la carga. La evidencia de cualquier forma de daño físico, como abolladuras y óxido, debe ser recopilada e informada antes de cargar los productos en el contenedor. Esto sirve tanto como seguro contra posibles quejas de la empresa de envío o futuros usuarios del contenedor, como precaución contra posibles daños en la calidad de los productos.

Lo mismo se aplica a la carga a granel, que no se carga en un contenedor. Se debe evaluar la condición del buque como adecuada para el tipo de mercancía que se cargará en él. Este tipo de inspección se llama inspección del hold y sirve para verificar que la calidad de la carga no se vea afectada o contaminada por la condición del hold.

Cómo hacer que sus inspecciones sean más fáciles y eficientes  

Aunque hay diferentes tipos de inspecciones y múltiples aspectos a considerar al realizar una inspección de carga, todas las inspecciones tienen en común la necesidad de asegurarse de que todo cumpla con un conjunto definido de requisitos. Después de determinar el estado de la carga, no solo necesita recopilar e informar esta información, sino que también debe almacenarla adecuadamente y hacerla fácilmente accesible para futuras referencias.  

Por lo general, en caso de discrepancias visuales, las fotos son la principal herramienta utilizada para registrar el daño. Al tratar con envíos frecuentes y múltiples partes, las fotos pueden perderse fácilmente y ser difíciles de recuperar. Sin embargo, las inspecciones son más que solo tomar fotos; son flujos de trabajo donde se recopila información valiosa sobre su carga a través de formularios, listas de verificación y otros documentos. Administrar esta información correctamente puede marcar la diferencia entre proteger su negocio contra reclamaciones injustas y incurrir en graves pérdidas financieras.

Entonces, ¿cómo puede asegurarse de tener todo en un solo lugar para que pueda acceder y compartir sus datos fácilmente?

Necesita una herramienta integral que le permita recopilar, almacenar y gestionar sus datos en unos pocos clics, como Cargosnap. Con la aplicación Cargosnap, puede tomar fotos y escanear referencias numéricas, como códigos de barras y números de contenedores, directamente desde su teléfono siempre que y donde se realice su inspección. Esto le da pleno control sobre lo que sucede en sus inspecciones y le permite optimizar sus procesos.  

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