14 November, 2017 Marcel Merkx Marcel Merkx

Три подсказки, чтобы получить правильные логистические доказательства состояния

Три подсказки, чтобы получить правильные логистические доказательства состояния

Позвольте спросить, с вами такое случалось? Будучи поставщиком логистических услуг, вы в конечном итоге сами заплатили грузоотправителю или грузополучателю. Вас обвинили в повреждении или потере груза, и у вас не было возможности опровергнуть претензию… Что вы тогда сделали? Сказали вашей команде начать фотографировать и сообщать о повреждениях по мере поступления материала? Хороший ход. А теперь? Вы тратите кучу времени, а все, что у вас есть, это тысячи фотографий на WhatsApp, электронной почте или каком-то файлообменнике. Чувствуете, что здесь что-то не так, верно?

Теперь давайте посмотрим на этот вызов. То, что вы делаете, - это создаете “Доказательства состояния” (“ДС”) грузов. Чтобы сделать процесс сбора Доказательств состояния полезным, я рекомендую реализовать следующие три правила:

  • Думайте о своем процессе
  • Тренируйтесь, чтобы получить качество
  • Управляйте своими ДС

Давайте посмотрим их подробнее:

1. Ваш процесс

Хорошие ДС начинаются с самой сложной части: вашего процесса. К сожалению, не существует единого процесса, который подходил бы ко всем ситуациям. Но если вы принимаете свой процесс близко к рискам, связанным с конкретной цепочкой поставок, частью которой вы являетесь, вы хорошо справляетесь. Это требует хорошего понимания вашей роли в цепочке поставок.

Обобщив, можно сказать, что при сборе ДС вам нужно ориентироваться на два места: где вы получаете товар, и где он передается грузополучателю (или их перевозчику). Важно захватить ДС в обоих видах местах и при этом понимать, что вам нужно искать разные вещи.

С помощью “ДС при получении” вы фиксируете состояние груза по мере его прибытия или передачи грузоотправителем или перевозчиком. Тут нужно сосредоточиться на повреждениях и других несоответствиях. Если груз приходит поврежденным или иным образом в проблемном состоянии, необходимо принять меры.

Но повреждение груза - это широкий термин. Что делать, если материал промок? Ну, если вы работаете с автомобилями или кирпичами, это не будет проблемой; но, если это бумага… Или как насчет поврежденной упаковки? В некоторых случаях (например, некоторые промышленные товары) это может быть приемлемо; но вы уверены, что сам груз все еще в хорошем состоянии? Хороший способ справиться с такими ситуациями - это подход “береженого Бог бережет”. Сообщите владельцу груза о состоянии груза и любых отклонениях, которые вы заметили, и, возможно, попросите предоставить какую-либо известную ему информацию. В конце концов, они знают свои требования, как никто другой.

Для “исходящего ДС” вы делаете фотографии, показывающие, что груз уходит в предположительно хорошем состоянии. На этом этапе важно показать груз в комплексном виде: очевидно, что фотография, на которой видно неповрежденную левую сторону коробки не защитит вас от иска о повреждении правой стороны.

Но может быть и больше. Если вы перевозите продукты питания или даже сырье, используемое в производстве стали, может потребоваться транспортировка материала в чистом и сухом грузовике или контейнере. В этом случае соберите доказательства того, что вы позаботились об осмотре транспортного средства до погрузки. Кроме того, что должны делать ваши сотрудники, когда они видят несоответствие? Обычно недостаточно просто сделать фотографию и где-то ее хранить; нужно будет что-то делать с ситуацией, например, сообщить об этом владельцу груза.

2. Тренируйтесь, чтобы получить качество

В наши дни все постоянно фотографируют, верно? Так почему бы вам не объяснить своим сотрудникам, как правильно сфотографировать груз? Что ж; я видел, что происходит - вы получаете темные или размытые изображения, или изображения с людьми (возможно, даже с заядлым курильщиком в углу склада). Это непрофессионально. Поэтому объясните своей команде, какие снимки вы от них ждете. Также посмотрите наш блог - “Как получить хороший CargoSnap”. Классифицируйте повреждение; с повреждением упаковки нужно работать иначе, чем просто проверить чистоту транспортного оборудования.

3. Управление своими Доказательствами состояния

Создайте структуру для документации ДС. Храните их до тех пор, пока существует потенциальная возможность возникновения ответственности.

  • Делайте ссылки на ваши записи
  • Храните и делайте резервное копирование
  • Рассмотрите возможность привлечения третьей стороны (например, CargoSnap) для хранения и обработки данных. Это помогает в создании объективных кейсов и избавляет от повседневного хранения и работы с хранилищем собираемой информации.

Но также задумайтесь: обладают ли хорошо обрабатываемые ДС определенной ценностью? У вас есть клиенты, которые были бы признательны за бесплатную копию, или… они были бы готовы заплатить за нее? Бьюсь об заклад, после всей этой работы вы обнаружите, что создали нечто ценное!