14 November, 2017 Marcel Merkx Marcel Merkx

Três dicas para você criar suas evidências de embarques de forma fácil e eficiente

Três dicas para você criar suas evidências de embarques de forma fácil e eficiente

Posso te perguntar uma coisa? Você como um embarcador ou prestador de serviço logístico em algum momento acabou se responsabilizando por alguma avaria ou danos a carga ou equipamento de transporte (containers) e não teve a capacidade de se defender ou reivindicar revisão da cobrança? Então, o que você fez? Muito provavelmente pediu para o seu time a fotografar todas as cargas e relatar os danos à medida que os produtos entram e saem das dependências da sua empresa?

Boa jogada, e agora?

Você está gastando muito tempo e tudo o que tem são milhares de fotos no WhatsApp, E-mail ou em algum local compartilhado. Isso tudo não parece muito certo, falta alguma coisa.

Agora, vamos dar uma olhada neste desafio. Tudo o que você está fazendo é gerar evidências dos seus embarques, mas para torná-las útil você precisa obedecer alguns passos:

  • Pensar sobre o sey processo
  • Treinamento para obter qualidade
  • Gerenciar as suas evidências de forma adequada

1. Seu processo

Uma boa evidência se inicia pela parte mais difícil: seu processo. Infelizmente não há um processo que se adeque a todas as situações, cada cliente e nicho de mercado tem suas peculiaridades, se você se ater as especificações que o seu Mercado exige, já estaremos bem. No entanto, isto requer um bom entendimento de qual é o seu papel nesta cadeia de abastecimento (Supply Chain).

Generalizando, uma evidência bem realizada precisa de dois pontos centrais, um quando você RECEBE o material (inbound) ) e outro quando voce EXPEDE ao destinatário ou transportadora(outbound). É muito importante você ter evidências dos dois momentos e reconhecer que você precisa identificar problemas distintos, pois os papéis se invertem.

Como RECEBEDOR (Inbound), voce registra as condições e o estado das mercadorias quando elas chegam ou são entregues pelo remetente ou sua transportadora. O ponto focal aqui é se há dano ou outras não conformidades relativas a carga. Claro, se a carga chegar danificada ou em condições problemáticas, você precisará agir.

Mas danos à carga são um termo amplo. E se o material ficar molhado? Bem, se você estiver lidando com um carro ou placas de aço, isso pode não ser um problema; mas se for papel? Ou que tal uma embalagem danificada? Em alguns casos (por exemplo, alguns bens industriais), isso pode ser aceitável; mas você tem certeza de que a carga em si ainda está em boas condições? Uma boa maneira de lidar com essas situações é a abordagem “melhor prevenir do que remediar”. Informe o proprietário da carga sobre o estado das mercadorias e quaisquer desvios que você observou e peça informações. Afinal, eles conhecem seus requisitos como ninguém mais.

Como EXPEDIDOR (Outbound), você tira fotos mostrando a carga saindo, presumidamente, em boas condições. Nesta fase, é importante mostrar as cargas em uma visão abrangente: obviamente, uma foto de um lado esquerdo não danificado de uma caixa não o protegerá de uma reivindicação do dano do lado direito, mas pode haver mais do que isso.

Se você estiver transportando alimentos, ou mesmo matérias-primas usadas na fabricação de aço, pode ser necessário transportar o material em um caminhão ou contêiner limpo e seco. Nesse caso, comprove que você teve o cuidado de inspecionar os meios de transporte antes de carregar a carga. Além disso - o que você quer que sua equipe faça quando vê uma não conformidade? Normalmente, não basta fazer uma foto e guardá-la em algum lugar; você precisará fazer algo com a situação, como informar o proprietário da carga.

2. Treinamento é a essencial!

Hoje em dia todo mundo faz fotos o tempo todo, certo? Então, por que você explicaria à sua equipe como tirar uma foto dessa carga?

Bem, eu já vi o que acontece - você recebe todas as imagens escuras, tremidas, borradas ou imagens com pessoas (talvez até seu fumante compulsivo no canto do armazém). Isso não é útil. Então, explique à sua equipe como você espera que eles coletem suas evidências. Veja também o nosso blog “Como obter um bom CargoSnap”.

Classifique os danos; os danos à embalagem podem precisar ser tratados de forma diferente do acompanhamento de equipamentos de transporte sujos.

3. Gerencia suas evidências

Crie uma estrutura para sua documentação, organize as evidências das inspeções de cargas, escolha uma referência, pode ser uma porta de container, uma placa de veículo, uma etiqueta ou documento com código de barras, aqui é o seu processo que determina a “chave primária”. Armazene enquanto durar sua responsabilidade em potencial, em alguns casos são até 5 anos.

  • Vincule seus registros aos processos
  • Armazenamento com backup e segurança
  • Considere usar terceiros (como CargoSnap) para armazenar e manipular os registros. Isso ajuda na criação de um caso objetivo e se livra do âmago da questão de armazenar e gerenciar a riqueza de informações que estão sendo coletadas.

Considere também que existe algum valor oculto em uma evidência bem gerenciada. Você tem clientes que gostariam de receber uma cópia gratuita ou se eles estariam dispostos a pagar por uma. Aposto que, depois de todo esse trabalho, você descobrirá que criou valor!